Cómo Decidir Qué Tareas Delegar

¡Ping! Algo reclama tu atención. ¿Es un mail? ¿Un tweet? ¿Un mensaje? ¿Un recordatorio en tu teléfono? ¿Una convocatoria en tu calendario? ¡Ping! Otra. ¡Ping! Ahí está de nuevo ese sonido. O a lo mejor es visual, un contador que no para de subir en los iconos de tu aplicación o de tu bandeja de entrada.

Rápido, ¿por qué no respondes ahora mismo? Dice el diablillo de tu hombro digital; el que te lo envía estará satisfecho al momento y tendrás un chute de dopamina. ¡Pero espera! Dice el ángel al otro lado, pidiéndote que te centres en concentrarte, en la estrategia, el significado y el impacto. Un poco aturdido, vuelves a centrarte: ¿En qué estabas trabajando? ¿Qué era más importante de lo que te ha interrumpido? Es difícil de recordar.

Cuando llegamos a la cima de los pings; notar que no tenemos más espacio para otra petición sin sacrificar nuestra salud mental o nuestros proyectos estratégicos; deberíamos tomarnos un momento para concentrarnos en qué es lo que más importa y recordarnos que no debemos guiarnos por los instintos en nuestro día a día del trabajo.

Nuestro «ángel» de tareas y proyectos favoritos es el demonio de otros y al revés. Esto significa que hay alguien allí fuera que puede deleitarse con tus demonios. La cosa es aprender cómo delegar. Incluso mejor de cómo lo puedas estar haciendo ahora. Incluso si piensas que estás delegando de modo efectivo, te apuesto a que aún hay espacio para una mejor eficiencia y paz mental, ya sea en casa on en el frente del trabajo. Todos tenemos un talón de Aquiles de «cima de pings» ya sea algo tan mundano como hacer la colada o algo tan importante como la contabilidad mensual.

Sabemos de modo impreciso los beneficios y los objetivos de la delegación; por ejemplo, en la construcción de equipos puedes compartir la carga de trabajo para poder hacer la mejor expresión de trabajo que tan sólo tú puedes hacer. Pero en la práctica, acaparamos y atascamos una gran variedad de miedos:

El trabajo no se hará cómo está especificado
Me llevará más tiempo delegarlo que hacerlo yo mismo
Esto es trabajo que nadie quiere hacer
Costará demasiado
¿Qué pasa si no se puede confiar en esa persona?
Suma y sigue…

Son pequeñas mentiras que nos contamos a nosotr@s mism@s. Es nuestr@ perfeccionista interno el que habla, que nos lleva al burnout, un lugar dónde ya hemos estado demasiadas veces antes. Pero todos estos miedos son un mito.

Cualquier cosa que pueda ser delegada debe serlo; con muy pocas excepciones. Aprendamos cómo auditarnos usando las 6 T’s (en inglés) para determinar qué tareas son las mejores candidatas para librarnos de ellas:

Pequeña (Tiny): las tareas que son demasiado pequeñas, tanto como para parecer que no son necesarias de abordar pero que añaden valor. Nunca son importantes o urgentes, e incluso aunque tan sólo nos lleve algunos minutos hacerlas, nos sacan de nuestro flujo de trabajo estratégico.
Tediosa (Tedious): tareas que son relativamente simples pero que no son el mejor modo de usar nuestro tiempo. Tareas que son muy claras que pueden (y deben) llevarse por alguien que no seas tú. Por ejemplo, poner una lista de 100 elementos en un Excel, colorearlo, o bien, actualizar los KPIs de tu presentación mensual.

Tareas que consumen tiempo (Time Consuming): Tareas que aunque puedan ser importantes y algo complejas no requieren que lleves a cabo el 80% de investigación inicial. Puedes adaptarte fácilmente a ellas cuando están al 80% y dar tu aprobación, visión y/o la dirección para los siguientes pasos a seguir.
Enseñables (Teachable): Son aquellas tareas que pueden tener pinta de complicadas y que pueden suponer diversas tareas más pequeñas, pero que también se pueden traducir en un sistema para luego delegarlas. En este tipo aún podemos seguir aportando calidad, revisiones y nuestra aprobación final.
Tareas en las que somos pésimos (Terrible at): tareas que ya no es que no entren dentro de todas tus cualidades sino que caigan en área en la que eres un profano absoluto. En las que tardarías mucho más en hacerlas que las personas expertas en ese área y cuyo resultado aún dejaría mucho que desear.
Sensibles al Tiempo (Time Sensitive): Son aquel tipo que aún siendo delicadas en el tiempo compiten con otras prioridades; no hay tiempo suficiente para hacerlas todas de golpe, con lo que delegamos este tipo de tareas sensibles e importantes para que se puedan hacer en paralelo con otras entregas del proyecto.

Uno de los puntos clave para determinar qué delegar es revisar con frecuencia (cuando no diariamente) qué es lo que hay en tu bandeja y preguntarte: ¿Qué es lo que tan sólo tú puedes hacer? ¿Cómo puedes delegar el resto?

Propongo que durante las próximas dos semanas, llevemos a cabo una revisión de las tareas que se pueden clasificar bajo las 6 Ts para ver realmente que podemos hacerlo.

Aunque no estés segur@ de a quién delegar o de cómo hacerlo, empieza descubriendo el qué. Luego mira cómo tu mente (y el ángel de encima de tu hombro) empiezan a crear soluciones para los próximos pasos a seguir partiendo de este punto de espacio y de auto conocimiento.