Hay pocas cosas mas satisfactorias que tachar esa última anotación de nuestra lista de tareas diaria (excepto cuando es lunes y nos fuimos el jueves 🙂 ). Pero lo creamos o no, hay personas que hacen todas las tareas del día, el mismo día que planearon tenerlas hechas.
«Debes de hacer la lista para prepararte para el éxito«, afirma la autoproclamada «creadora compulsiva de listas» Paula Rizzo, autora de Listful Thinking: Using Lists to Be More Productive, Hightly Successful, and Less Stressed.
No es una sorpresa que las personas que pueden llevar a cabo sus listas de tareas diarias compartan algunos hábitos que les ayudan a hacerlo. Aprendamos hoy qué es lo que pude ayudarnos a realizar toda la lista.
1.Conocen Sus Estilos De Trabajo
Sherry Chris, CEO de Better Homes & Gardens Real Estate -inmobiliaria-, consigue tener un buen inicio de día habiendo planeado sus tareas la noche anterior, incluyendo la ropa que llevará. Se levanta a las 5 AM para atender sus redes sociales de modo que no llamen su atención durante el día. «Eso no tan sólo puede ser un gastador de tiempo enorme sino que también puede estropear la capacidad de concentración en las tareas que tenemos entre manos«, menciona.
Pero no somos tod@s personas de mañana. Para algunas personas levantarse antes que salga el sol no es posible. Debemos saber reconocer cuando tenemos energía y bloquear tiempo para organizar y concentrarnos en los proyectos que requieran de nuestra atención.
Entendiendo qué tipos de trabajo hacemos mejor durante las diferentes horas del día, podremos organizar nuestras listas de tareas para que se adapten a nuestro estilo.
2.Saben El Tiempo Que Toma Hacer Las Cosas
Cuando Debbie Good, enseña gestión del tiempo a sus estudiantes de MBA, les pide que den cuenta de cada minuto de sus vidas, durante dos días, en incrementos de 15 minutos. Muchos se sorprenden al ver cuánto tiempo gastan en ciertas tareas. A lo mejor pensarás que solo has mirado las redes sociales durante 15 minutos, pero a lo mejor ha sido 4 o 5 veces ese tiempo.
Utiliza una app o un buen lápiz y papel para ver cómo estas gastando tiempo en las cosas que haces cada día. Una vez tengas el sentido del tiempo que tardas al hacer diferentes tareas, deberás anotar esas cantidades en la lista para que te ayuden a seguir cuánto tiempo estás intentando apiñar en tu día.
Rizzo añade que el escribir esos tiempos es una buena idea, a lo mejor añadir un 10% al tiempo que piensas que vas a tardar en hacerlo o media hora más, dependiendo de la tarea. Al anotar nuestras estimaciones de tiempo, es menos probable que un una tarea no prevista o un a petición inesperada pueda cargarse tu día.
3.Miran El Contexto Del Día
Good menciona que también debemos mirar nuestra lista dentro del contexto del día. Si tenemos un día lleno de reuniones o necesitamos gastar tiempo en un gran proyecto con una fecha de entrega inminente, no podemos esperar labrar las mismas tareas como si tuviésemos horas libres. Dibujemos nuestro día en concordancia con las limitaciones que tengamos, de modo que podamos hacer varias tareas en las ventanas de las que disponemos.
4.Tienen Una Lista De «Ya Está Bien»
Dentro de toda tu lista, seguro que hay un pequeño conjunto de tareas que tienen que hacerse para mantener contentos a nuestr@s jef@s, compañer@s, clientes y otr@s VIPs. Estos ítems se deben priorizar (win-win). Luego, una vez los hayas completado, puedes empezar a trabajar en otras tareas con el conocimiento que ya has hecho las más importantes.
5.Construyen Ímpetu
Jen O’Neal, fundadora y CEO de Tripping.com, es una ávida creadora de listas y «consigue placer al tachar las cosas que hay en ella«.
De modo que coloca un puñado de sus tareas más simples al principio de la lista (quick win), consiguiendo así un sentimiento de cumplimiento muy temprano por la mañana; hecho que la motiva a seguir adelante y a pelear contra ese sentimiento de sentirse abrumad@.
6.Delegan Y Borran
Reconócelo: seguramente hay cosas en tu lista que no deberías estar haciendo necesariamente; ya porque no son necesarias o porque alguien más las puede hacer, menciona Rizzo.
Haz un repaso serio a lo que te has planeado para el día y busca esos ítems que se pueden delegar, pasar a otros equipos o directamente borrar. Puedes pensar que es más rápido hacerlo tú mism@, pero de este modo lo único que estás haciendo es crear un entorno insostenible si pruebas de hacerlo todo tú sol@.
También, si tienes tareas de las que pasan de un día a otro, necesitas arreglarlas. Si un elemento de la lista ha sido movido más de 3 veces, debemos establecer una fecha límite y hacerlo, o ponerle un recordatorio que nos salte para revisarlo más adelante.
Buen Lunes!! 🙂
Artículo Original: «6 Habits Of People Who Accomplish Everything On Their To-Do Lists» en FastCompany
Feel the Brain 
Debe estar conectado para enviar un comentario.