Prioriza, Tolera, Exalta y Delega: Gestiona Tu Tiempo

La priorización del trabajo puede ser muy frustrante, especialmente si trabajas para un jefe que delega demasiado o para una compañía que no te detalla claramente los objetivos.

La mayoría de personas se enfrentan a esto a diario. La muy citada investigación de Robert Kaplan y de David Norton demuestra que más del 90% de l@s emplead@s no entiende del todo la estrategia de su compañía o no conocen qué es lo que se espera de ell@s para ayudar a alcanzar los objetivos de la compañía. Combinando el problema, investigaciones recientes demuestran que l@s ejecutiv@s globales afirman que tienen demasiadas prioridades que entran en conflicto entre ellas. En un mundo donde las prioridades contradictorias y poco claras son la norma, ¿cómo podemos aprender a priorizar nuestro propio trabajo y continuar estando satisfech@s del trabajo bien hecho?

Trabajo Bien Hecho

En primer lugar, revisa tu mentalidad cuando hablamos de establecer prioridades. No asumas que la priorización de tu carga de trabajo sea trabajo de alguien que no seas tú, y no te veas a ti mism@ cómo un@ do-er o como un@ zángano. Es muy fácil culpar a nuestr@s jef@s y organizaciones cuando estamos experimentando grandes niveles de stress o una cantidad de trabajo abrumadora. Reconoce que priorizar conscientemente es un pilar clave del éxito. Podemos empezar valorando cómo de bien estamos gestionando la carga de trabajo incremental que viene con el hecho de ser un@ líder hoy en día.

Seleccionemos un par de áreas para priorizar; esto puede ayudar al cerebro a gestionar la sobrecarga de información. L@s investigador@s han descubierto que lo que precisamente nos paraliza o nos lleva a decisiones que van contra nuestros intereses, es precisamente la sobrecarga de opciones que podemos tener. Por ejemplo, la autora del artículo original utiliza dos criterios para filtrar las prioridades con sus clientes: la pasión y la contribución.

Sobrecarga de Opciones

Piensa en tu rol actual y responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es mi mayor contribución? Al reflexionar sobre la contribución, consideramos tanto las necesidades de la organización y cómo nosotr@s sol@s podemos aportar fortalezas, experiencia y capacidades. La palabra contribución engloba un sentido de propósito, servicio y de pertenencia.
  • ¿Qué es lo que me apasiona? La motivación y la energía alimentan a la acción, así que, al priorizar, tengamos claro qué es lo que nos inspira en nuestro trabajo actual.

Podemos juntar los dos criterios (contribución y pasión) para crear un marco de trabajo de organización. Este marco de trabajo nos puede ayudar a establecer prioridades y definir las acciones subsecuentes. Tengamos en cuenta esta tabla (similar a una matriz de Eisenhower):

¿Qué tareas debemos priorizar?
Centrémonos en aquellas que se alineen con nuestra pasión y nuestra mayor contribución. Toleremos, exaltemos y deleguemos las demás.

Revisemos la tabla cuadrante por cuadrante:

  • Cuadrante I: Prioriza las áreas de tu trabajo que tienen esa sabrosa intersección entre el punto máximo de valor añadido que puedes aportar y el impacto que te hace sentir más apasionad@. Revisa las respuestas de las dos preguntas anteriores y detecta qué proyectos, iniciativas y actividades te proporcionan lo máximo entre tu contribución y tu pasión.
  • Cuadrante II: Tolera esas partes de tu rol que son importantes pero que drenan tu energía cuando trabajas en ellas. ¿Cuáles son las posibles incomodidades? ¿Qué puedes hacer sobre ellas?
    • Tolera y acepta que no te van a gustar todas y cada una de las partes del trabajo. Por ejemplo, puedes estar muy motivad@ al tener un rol más alto y un equipo, pero menos sobre el incremento de procesos de gestión y administración que ese rol conlleva.
    • Tolera el hecho que puedes estar justo dentro de una curva de aprendizaje. Quizás parte del trabajo incluye algo que aún no es un punto fuerte, como hacer presentaciones para grandes audiencias o tener más visibilidad. Mantén una mentalidad de crecimiento y empújate fuera de tu zona de confort.

      Curva de Aprendizaje

    • Recuerda que hay un punto de inflexión en este cuadrante. Por ejemplo, tu mayor contribución en un rol de estrategia nunca puede ofrecerte la pasión que sientes al ayudar a las personas. El cuadrante puede destacar que es el momento de un cambio.
  • Cuadrante III: Exalta esas tareas que te dan un montón de energía pero que l@s dem@s no ven como un buen uso de tu tiempo. ¿Dónde están esos posibles puntos de exaltación?
    • Exalta el valor añadido. Quzás veas una nueva área, pero puede ser que su impacto sea menos claro para l@s demás. Comparte lo que ves en el horizonte y que alimenta tu convicción y explica por qué es bueno, no tan solo para ti sino también para la compañía.
    • Exáltate tú mism@. Sé consciente de que áreas aún disfrutas, a lo mejor de roles anteriores o de cuando la compañía era más pequeña. A lo mejor te encanta arreglar problemas y eres una persona de acción, lo que te lleva a involucrarte en cosas que deberían ser gestionadas por tu equipo. Piensa un poco antes de sumergirte en ellas.
    • Por último, si la desconexión entre lo que te mantiene motivad@ y los valores de tu organización crece, igual es el momento de cambiar de empresa.
  • Cuadrante IV: Delega (si puedes) las tareas diarias que producen poco valor o poca energía, correos y reuniones. Si no tienes a nadie a quien delegar, igual deberías intentar buscarl@. También puedes decir que no, o eliminar todas esas tareas. Lo irónico es que, a medida que progresamos en nuestra carrera, las cosas que una vez estuvieron en el cuadrante I ahora están en el cuadrante IV. Si la gente continúa pidíendote esas tareas, redirígel@s con elegancia diciendo algo como: “Me alegro de verte. Se que es imporatante. Le he pedido a Carlos de mi equipo que se encargue de estos temas, él te ayudará más rápido que yo”.

    Decir “No”

Operacionaliza y Marca Prioridades en Tu Calendario

Revisa el calendario del último mes para ver cuánto tiempo has dedicado a cada uno de los cuadrantes. Podemos usar un sistema de colores para ver rápidamente qué es lo que hacemos. Al empezar la semana, marca todas las prioridades del QI y guarda un poco de tiempo para prepararlas.

Calendario Colores

No te contentes con el status quo. Si no priorizas tu tiempo, alguien más lo hará. Y no siempre será mejor para tus intereses o para lo que tienes en la cabeza. De modo que aduéñate y reclama poder de decisión sobre dónde puedes gastar tu tiempo y energía. Haciéndolo, ya te estás poniendo en la trayectoria de producir resultados significativos, de experimentar más satisfacción laboral y tener más energía.

One More Thing…

En esta infografía podremos ver las diferencias entre urgente e importante:

Urgente vs Importante

Buen Jueves!! 🙂


Artículo Original: “How to Prioritize Your Work When Your Manager Doesn’t” en Pocket