Las interrupciones pueden ser la perdición de la existencia de una persona productiva, cuando hablamos de tener las cosas hechas. Los emails y la mensajería instantánea, las llamadas telefónicas y l@s compañer@s con una «pregunta rápida» pueden fácilmente comerse las horas de nuestro día y, básicamente, hacer que nuestras vidas laborales sean un infierno.
Pero es posible desarrollar estrategia efectiva para gestionar las interrupciones y entrenar a tus compañer@s y supervisores a que te den espacio para que termines tu trabajo. Aprendamos 4 ejemplos de la vida real (que han aplicado ya algunas empresas), revisando algunas tácticas.
Pon Una Señal ⛔️
Cuando los miembros del equipo de la agencia Motto quieren dedicar un tiempo libre de interrupciones, muestran el signo «Shhhh«. Inicialmente, ese signo era un artículo promocional de una empresa de impresión que un empleado de Motto puso en el sujeta cartas en forma de perro.
Sólo hay uno en la oficina, así que el primero que lo coge es el primero que lo puede usar, menciona el cofundador de Motto, Ashleigh Hansberger. Pero cuando la señal está en el escritorio de alguien, indica al resto de compañer@s: ‘déjame sól@’ y ‘déjalo por un momento’; sin necesidad de mediar palabra.
Hansberger afirma que, «Es bueno para indicar a la gente que no te distraigan, pero también tenemos que gestionar nuestras propias distracciones como el correo y las notificaciones; esas distracciones sobre las que tenemos control«.
Dilo Con (Grandes) Auriculares 🎧
Jake Tully trabaja como relaciones públicas en TruckDrivingJobs.com, una web que ofrece trabajo para conductores de camiones. Jake condujo un experimento sobre la interrupción en el trabajo sin siquiera ser consciente que lo hacía.
A veces, cuando se hallaba en su escritorio llevaba auriculares, del tipo que se insertan dentro de la oreja. Otras veces, optaba por unos auriculares más grandes que cancelaban el ruido. No había razón alguna para ese cambio, menciona. Dependía de las ganas que tuviese en ese día concreto.
Pero se dio cuenta que las personas le interrumpían menos cuando veían que llevaba los auriculares grandes. Cuando llevaba los de botón, eran más proclives a interrumpirlo. Menciona: «Creo que mentalmente la gente ve los auriculares de botón como más informales»
De modo que adoptó los auriculares como una herramienta de gestión de las interrupciones. Ahora ya se sabe que cuando Tully lleva los auriculares grandes, está totalmente concentrado. Cuando lleva los pequeños le sirve de indicador para que l@s compañer@s le puedan interrumpir.
Programa «Horas de Interrupciones» 📆
El consultor de negocio Al Levi tenía la impresión que no conseguía poder hacer nada. Por esas fechas, el autor de The 7-Power Contractor, pasó a formar parte de la segunda generación de jefes de la empresa familiar dedicada a la fontanería, la calefacción y el aire acondicionado. Los empleados interrumpían a menudo su día con preguntas y peticiones.
De modo que generó un sistema de programación con horas específicas para determinados tipos de cuestiones. Obviamente, si la urgencia del hecho lo requería estaba totalmente disponible. Pero esas peticiones de ayuda u otras discusiones relacionadas con el trabajo y que no requerían respuesta inmediata debían de ser agendadas a horas específicas.
También dedicó espacios después de las 5PM para peticiones que no eran urgentes y que no tenían relación con las tareas del trabajador; cosas como hablar de subidas de sueldo o promociones,…
Este sistema le devolvió horas y, a la par, las conversaciones eran más concentradas. También descubrió que muchas de las peticiones ya eran resueltas por el empleado antes de la reunión que había pedido.
Crea Un Sistema ✔️
El CEO de la firma Bison Anlytics, Kurt Steckel, afirma que usa el método «bloquear y derribar» para mantener las interrupciones a raya.
Su equipo lleva a cabo, cada mañana, una reunión de media hora diseñada para que la gente haga preguntas, obtenga avisos y resuelva problemas. L@s emplead@s saben que van tener acceso a él y cada un@ de l@s demás. Si la pregunta que tienen puede esperar hasta la reunión de la mañana, se la guardan hasta entonces.
Más allá, Steckel ha formalizado la comunicación interna con el fin de limitar las interrupciones. Tod@s saben que:
- Envía un mail si no necesitas una respuesta en las próximas 4 horas.
- Envía un mensaje instantáneo si necesitas una respuesta inmediata.
- Llama si hay una emergencia.
La estrategia de escalada hace que la gente piense si la importancia de la pregunta es tan grande cómo para robarle el tiempo a alguien. Además, ayuda a su equipo a tener respuestas más rápidas cuando realmente las necesitan. «Todos sabemos que debemos contestar llamadas internas y chats ya que se trata de algo importante», menciona.
Buen Lunes!! 🙂
Artículo Original: «4 Real-Life Ways People Shut Down Interruptions For Good» en FastCompany
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