4 Modos de Acabar los Proyectos de Equipo con Éxito, a Tiempo y Siempre

Fue por allá en 2004, cuando PricewaterhouseCoopers revisó 10640 proyectos de 200 empresas en 30 países a través de diversos tipos de industrias. Esta revisión detectó que tan sólo el 2.5% de las compañías acababan sus proyectos al 100%. Para cualquiera con un trabajo, esto no debe sorprenderle demasiado (los proyectos se retrasan y descarrilan casi constantemente). Pero los costes se amontonan. Por ejemplo, las organizaciones pierden $109 millones por casa $1 billón invertido en proyectos y programas.

Sin importar nuestros roles, estamos constantemente interpelad@s a ejecutar y crear nuevas iniciativas y proyectos. Así que, ¿por qué no invertir un poco más de energía para hacer que éstos tengan éxito? Aprender cómo liderar y entregar proyectos más eficientemente no es bueno tan sólo para nuestras compañías, sino que a menudo puede aumentar o romper nuestras carreras. Si tenemos eso en la cabeza, estas 4 reglas nos pueden ayudar.

Haz Tus Deberes Pero No Te Pases Con El Brainstorming

El Project Management Institute informa que tan sólo el 64% de los proyectos llega a sus metas. Los mejores proyectos empiezan con “pensar” y tan sólo avanzan hacia el “hacer” cuando ya se ha creado un plan viable. Es en este punto, en el momento de unir la división entre idea e implementación cuando muchos proyectos tropiezan. De hecho si tú y tu equipo de proyecto podéis clarificar las metas y definir un plan claro para conseguirlas, ya estáis más o menos al 80%.

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Hacer este paso bien, requiere de mucha investigación y de formular las preguntas correctas. Pero cuidado con el sobre-brainstorming. El hecho de poner cientos de preguntas en una pared llena de post-its o intentar informar cada una de las ideas o de las semi ideas en un documento es probablemente un mal movimiento. La sobregeneración de ideas en los inicios de un proyecto tan sólo aportarán confusión. El truco es mantenerlo simple, pragamático y orientado al objetivo.

Mejor aún que pedir a tod@s a proponer y a poner ideas sobre la mesa, intentemos llevar a cabo estas preguntas en orden:

  • ¿Por qué hacemos esto en primer lugar?
  • ¿Cuáles son nuestras capacidades actuales para hacerlo?
  • ¿Cuáles son los hitos que necesitaremos para seguir nuestros avances?

En otras palabras: DEFINIR, EVALUAR y PLANIFICAR.

Ten En Cuenta La Cultura de Equipo

Seguro que ya sabes que para tener un buen comienzo es importante que tod@s l@s miembr@s de tu equipo entiendan su rol y trabajen bien juntos. Pero del mismo modo en que estamos aconstumbrad@s a hablar de cultura de trabajo a nivel de toda una organización, tendemos a olvidarla a nivel de equipo,

Las dinámicas de equipo se basan todas en la cultura. De modo que cuando entendemos este hecho de modo correcto; se hace más fácil el predecir problemas interpersonales, mentar a los miembros del equipo más eficientemente o reemplazarl@s en el momento oportuno.

Como que la cultura llega a niveles tan bajos como las creencias, las expectativas y el sentido del propósito que un equipo comparte, puede cambiar en función del proyecto. Así que pensemos en la cultura de equipo de nuestro proyecto del mismo modo estratégico en que pensamos sus metas.

La cultura es un complemento a las reglas formales establecidas para acometer cualquier tipo de trabajo en equipo. Entenderlo bien y estar comprometido; la misión del proyecto puede guiar a nuestro equipo cuando se enfrenta a problemas para los que no existen reglas.

Empieza Temprano y Pequeño

A veces, frente a un proyecto grande, se nos presenta una pregunta ¿cómo te comerías una ballena?

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La respuesta es clara: “A mordisquitos”

Así pues, con tanta incertidumbre al principio de cualquier proyecto a menudo es imposible precisar el camino al éxito. Como resultado, es importante no quedarse varado en los detalles en un momento temprano. Una vez hayamos definido el ámbito básico del proyecto ya es suficiente para establecer y clarificar algunos de los hitos iniciales. Deja los demás para más tarde. Con cada paso pequeño el camino de delante se hace cada vez más claro.

También es importante saber cuando hemos planificado todo lo que podíamos planificar de modo que ya nos podamos poner manos a la obra. Cuando tenemos alguna cosa concreta para mostrarnos después de las primeras semanas, ya tenemos una base sólida sobre la que construir en los meses venideros. Tengamos en cuenta que los equipos de proyecto pueden procrastinar tanto cómo una persona.

Como dijo Stephen King: “Los Amateurs se sientan y esperan la inspiración, el resto se levanta y se pone manos a la obra

Crea, Modifica, Reutiliza

Para el autor original del artículo, la mejor lección en la facultad de informática fue el concepto de la reutilización. En la ingeniería del software este punto hace referencia a uso de elementos ya existentes de algún modo dentro del proceso de desarrollo del software. Más que tan sólo trozos de código, los recursos son todos aquellos productos que usamos en el ciclo de vida del proyecto (incluyéndolo todo desde el diseño hasta las técnicas de implementación). Así que la reutilización requiere que mantengamos diferentes versiones de esos recursos a medida que se acumulan de un estadio a otro.

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Este concepto se puede aplicar a cualquier proyecto. Por ejemplo (de nuevo en el caso del autor original); en un primer momento escribió pequeños posts en su blog, que se transformaron en largos artículos que, a su vez, se convirtieron en la base de un nuevo libro. La reutilización es lo que nos da velocidad y eficiencia; sin necesidad de reinventar la rueda cada vez que queramos crear un nuevo recurso.

Y recordemos que esto, no tan sólo ayuda a los equipos a ser eficientes a medida que construyen el proyecto, sino que también les ayuda a estar motivados. Cuando podemos ver como nuestro trabajo se construye progresivamente (más que verlo reflejado en un producto final) es más probable que tengas más visión de conjunto; hecho que ayudará al éxito y a tiempo.

Buen Lunes!! 🙂

Artículo Original: “4 Ways To Finish Team Projects Successfully And On Time, Every Time” en FastCompany.