Cómo sobrevivir a 8 horas seguidas de reuniones

¡Vaya! Las reuniones, ese ente indefinido, ese pozo de incertidumbre, donde sabes cuándo entras pero no cuando vas a salir; donde sabes los temas que se van a tratar pero no los que se habrán tratado al finalizarlas. A menudo útiles y productivas; otras veces no tanto.

Las reuniones son una constante en la vida corporativa. Una encuesta reciente reveló que el 50% de l@s profesionales tienen entre 2 y 5 reuniones semanales y que el 35% tienen 6 o más. Cuanto más arriba nos encontremos en la «jerarquía» empresarial más frecuentes éstas se hacen. En un punto extremo podemos poner de ejemplo el caso de Lorraine Twohill, una Vice Presidenta Senior de Google que afirma tener entre 17 y 20 reuniones diarias.

Es inevitable pues, aunque no estés de acuerdo con esa clase de programación lo más seguro es que debas enfrentarte a un escenario donde tengas reuniones toda tu jornada laboral. Si es así, hoy aprenderemos cómo gestionar nuestro tiempo y energía para que no acabes estallando al final.

1. Lleva a cabo un preselección

Intenta coger el hábito entre los jueves y los viernes para echarle un vistazo a tu calendario para la semana siguiente. analiza tus reuniones. ¿Alguna te parece innecesaria en general o para ti? ¿Se pueden acortar? ¿Puede ir alguien en tu lugar? Si alguna de ellas no presenta una agenda detallada o un objetivo concreto, pregunta por ellos. Si, en este punto, nadie es capaz de generar ese objetivo/agenda es una buena razón para postponer la reunión o para cancelarla.

Si por el contrario, sí que presenta uno de estos elementos, entonces te puedes preparar para ella. Andrew Filev afirma que: «Si la reunión empieza con una discusión sobre porqué nos estamos reuniendo, eso significa que la gente no ha hecho sus deberes y que tú has perdido tu valiosísimo tiempo«

En tan solo 20 minutos de triaje, puedes ganar tiempo. Incluso si lo que estas ganando es una hora de una jornada de ocho; tienes tiempo para comer. Con lo que vale la pena hacerlo.

 

2.Muévete

Pega otro vistazo a tus reuniones del día. Identifica aquellas que involucran hasta dos personas más que tú y que incluyen conversaciones más informales. Sugiere convertir la reunión en un paseo. La actividad física incrementa tus niveles de energía. Si no dispones de ningún descanso previsto en tu día, una reunión-paseo será su equivalente funcional.

3.Haz que las reuniones sean estimulantes

Claro está que no todas las reuniones tienen que ser aburridas. Hablar con personas que te gustan sobre temas que te importan es lo bastante energizante.

Amy Feirn (Consutora de Deloitte) afirma que: «Cada dia recuerdo que el liderazgo trata sobre hacer conexiones y las reuniones son el mejor modo de hacerlo en un grupo«, compartir y un poco de risas hace mucho la labor, «me gusta empezar las reuniones con anécdotas personales para ayudar al resto a energizarse y afrontar asuntos importantes […] Esto asegura que estás ayudando a las personas a conocerse unas a otras, no solamente yendo a través de los puntos de la agenda prevista sino que también, respetando a los demás y creando amistades. Claro que la agenda debe respetarse, pero la diferencia de esta aproximación es que realizando conexiones fuera de la agenda -y divirtiéndonos- anima a acabar de pasar el día». El cambio de mentalidad lo es todo.

4.Asegúrate que todas las reuniones terminen cuando tenían que terminar

Las personas ignorarán un reloj. Pero la mayoría no ignorarán una alarma sonando. Mucha gente necesita ver la alerta de que es el momento en la reunión de señalar y alcanzar ese cambio en el mundo para el cual la reunión se había programado.

Si se trata de una reunión, pongamos de 1 hora, haz que tú teléfono te avise por ejemplo, en el minuto 42. Lo que te asegurará que puedas salir de la reunión en el minuto 50 y un rato para prepararte para tu próxima reunión.

5.Ten en cuenta tu estrategia de combustible

Filev afirma: «Me conozco lo suficientemente bien para saber que soy menos efectivo si estoy hambriento o tengo nivel bajo de azúcar en la sangre; con lo que me aseguro de programar descansos lo suficientemente largos para picar un poco si lo necesito»

La toma de decisiones quema mucha energía; trae snacks saludables así no atacarás a la máquina de vending desesperadamente. También es importante beber mucho líquido. Te ayudan a estar alerta y (bonus) esas excursiones al baño que te aseguran los líquidos te darán la excusa perfecta para moverte de tu silla.

 

6.Concéntrate

Otro testimonio asegura que: «Creo que 12 horas de reuniones es mi record», y en cualquier día son entre 5 y 6. Para mantener las cosas en línea, lleva consigo una libreta de papel. «El simple acto de filtrar y escribir las piezas clave de la información, nos ayuda a recordar«

«Cuando estoy en una reunión, limito el multitarea y me concentro en lo que se esta tratando -la concentración ayuda a la memoria», afirma, «E interacciono mucho. Haciendo preguntas e enrolando no tan solo a aquell@s que estén presentando sino también al resto de la audiencia»

Una regla de oro: Si eres capaz de hacer alguna otra cosa durante la reunión, es que no deberías estar allí.

7.Planifica para tiempo encontrado

Siempre cabe la posibilidad que una reunión se cancele o termine temprano. Los auténticos maestros de la gestión del tiempo son capaces de hacer de todo en ese tiempo ganado.

Haz una lista del top 3 de las prioridades del día que no estén relacionadas con alguna reunión. Si se abre una brecha temporal 🙂 aprovecha para atacar a alguna de esas prioridades, de este modo evitarás tener que salir tarde por también tener hacer tus tareas a parte de reunirte.

8.Revisa

Tómate unos minutos al final del día (en el trayecto de vuelta a casa o cuando l@s niñ@s se hayan ido a la cama) para revisar notas y elementos que accionar a partir de las reuniones del día. Piensa cuando las vas a hacer.

Ya que si, después de 8 horas de reuniones no sacamos nada en claro; entonces esas 8 horas las podríamos haber dedicado mejor a otras tareas.

Buen Martes!! 🙂

Artículo Original: «HOW TO SURVIVE 8 STRAIGHT HOURS OF MEETINGS» en FastCompany