Estar hasta tarde, hasta casi de noche en la oficina no tiene porque ser un indicador de que estemos trabajando más duro.
Propongo que hoy, mediante este Brain Feeling, aprendamos cómo estructurar nuestros días para poder tener todas las cosas hechas partiendo de un supuesto: nuestra jornada laboral debería acabar a las 18.
Reconozco que la primera afirmación con la que empieza el artículo original puede herir sensibilidades, allá va: «Si aún estás en la oficina pasadas las 19, posiblemente el problema no sea tu carga de trabajo; posiblemente no estés trabajando eficientemente»
Laura Stack, autora de «Doing the Right Things Right: How the Effective Executive Spends Time» comenta que «Es extremadamente difícil, cuando no imposible, salir de la oficina a las 18 si eres desdorganizad@ […] las personas trabajan, mucho y más duro porque son ineficientes, desorganizad@s y gastan tiempo durante el día»
Parte del problema viene de que los límites alrededor de las horas de trabajo se han vuelto borrosos. «Es difícil encontrar a alguien que trabaje de 8-17 o de 9-18 y que allí cierre el día […] la mayoría de nosostr@s nos llevamos el trabajo a casa, revisamos correos y hacemos llamadas mientras, por ejemplo, nuestr@s hij@s están en clase de inglés»
Pero, si nos concentramos en ser más productiv@s en la oficina, es posible poder salir a la hora. Como en todo, esto no va a pasar por arte de magia. A continuación aprenderemos 7 hábitos que nos ayudarán a salir de la oficina y a estar en casa a la hora que toca ¿conciliemos?
1. Empieza El Día Con El Fin en Mente
Antes de empezar, hazte preguntas cómo: ¿qué tengo encima de la mesa? ¿qué es lo más urgente? ¿cuál de todas estas urgencias, reuniones son las que quiero cerrar hoy? y por el estilo.
Según Lea McLeod (coach), la mayoría de la gente no sale del trabajo a la hora simplemente porque no se fijan la expectativa de hacerlo.
«En su lugar, simplemente se dejan llevar por el flujo del día laboral, trabajando en cualquier cosa que les caiga encima de la mesa y cometiendo la negligencia de no bloquear su calendario para trabajo más prioritario […] con lo que, al final del día, aún hay un montón de trabajo por hacer (todo porque no planificaron el salir a las 18)»
Con lo que, cojamos un poco de perspectiva. Por la mañana, identifica a qué hora quieres salir esa noche. Ponlo en tu calendario, pon una alarma en el móvil o, simplemente, guárdatelo en tu mente, sugiere McLeod.
«También puede ayudar que te unas a actividades sociales después del trabajo; actividades que se realicen siempre a la misma hora y que te servirán como incentivo para gestionar el día para salir a la hora»
O para los padres y madres, la motivación aún es más fuerte, pasar rato con nuestros hijos, irlos a recoger al colegio o a actividades extra escolares son razones suficientemente fuertes como para que nos organicemos el día, trabajemos efectivamente y podamos salir a la hora y recoger a nuestros pequeñ@s.
2. Se Clar@ Con Tus Valores
Según Kevin Kruse, autor de «15 Secrets Successful People Know About Time Management«, podemos ver los verdaderos valores una persona mirando a dos indicadores: su calendario y su chequera. «La mayoría de las personas afirmarán que valoran a la familia y a los amigos. Dirán que su meta es ser buenos padres y que su salud es importante. Pero nuestras acciones revelan la verdad»
El secreto es ser totalmente transparente, y aceptar (diría yo) con lo que realmente valoremos, y a continuación, programemos nuestro tiempo acordemente con ellos. Las personas con éxito en estas tareas, piensan a través de sus prioridades y programan tiempo para cada una de ellas y luego cuando hay bastante, hay bastante.
3. Dile A La Gente Cuándo Tienes Que Irte
Aquí entra en juego un concepto importante: la gestión de las expectativas. O lo que sería similar: las personas aceptamos malas noticias pero no sorpresas.
En esto se basa este hábito, en gestionar las expectativas de la gente de tu alrededor cada día.
Por ejemplo, acciones como comunicar a tu equipo o jefe: «Hoy tengo que salir puntual, por favor si necesitas alguna cosa para hoy házmelo saber antes de las 16».
Con acciones como la anterior estaremos sentado la expectativa que dejaremos de estar disponibles, de modo que evitaremos asignaciones y reuniones de última hora.
Seamos asertiv@s, no tenemos porque dar la razón concreta de porque tenemos que salir puntuales, pero si al menos están sobre aviso veremos como la gente tiende a dar soporte a los otros si hacemos estas metas públicas.
4. Haz Primero tu Trabajo Más Importante
Pensareis que es inevitable hacerlo, pero si nos pasamos el día en ítems como contestar correos, programar reuniones, etc. (tareas necesarias, eso sí) perderemos la oportunidad de tener las cosas hechas. Esto nos puede llevar a trabajar hasta tarde para poder acabar con nuestro trabaja más crítico.
McLeod sugiere una estrategia para no perder el norte. Creemos una lista con dos columnas. En la de la izquierda listemos las 3 prioridades más críticas de las que seamos responsables. En la de la derecha, todas las actividades que llevamos a cabo durante el día.
Una vez acabe el día, comparemos las dos columnas. ¿Cuántas de las cosas que están en la columna derecha tienen soporte directo a las 3 de la columna izquierda? Si llegados a este punto, no vemos muchas coincidencias, deberíamos re-evaluar el trabajo que escogemos hacer durante el día.
5. Empieza Las Reuniones Antes de las 17
No es que sea una cosa que esté bajo nuestro control absoluto. Pero si lo tenemos, si tenemos ese poder Jedi de convocar reuniones, asegurémonos de que la última empiece como tarde a las 17 y acabe a las 17.30 (partiendo del supuesto que terminemos a las 18)
Stack sugiere: «Bloquea tu calendario empezando a las 17 cada día, de modo que nadie te pueda poner reuniones a esa hora […] también, no pidas a la gente que empiecen proyectos a las 17.45; respeta su derecho de tener una vida también»
6. Otórgate Un Tiempo de Transición
No vas a poder salir a la hora si no te das tiempo para cerrar los temas o dejarlos encauzados para el día siguiente.
Con respecto a este punto McLeod sugiere que nos bloqueemos los 20 minutos previos a nuestra salida para pulir detalles, como temas burocráticos, organizar el trabajo del día siguiente y asegurarnos que todos los correos esenciales han sido contestados.
«Trata estos últimos minutos como una reunión ejecutiva con un jefe o un cliente […] no permitas que nada interfiera en ello y no permitas que nadie ponga una reunión encima de esa reunión contigo mism@. Este time-slot no es negociable»
7. Date Cuenta De Que El Trabajo Continuará Aquí Mañana
Y añado: ¡Afortunadamente!. Suerte tenemos de que al día siguiente siga habiendo trabajo.
Siempre habrá cosas pendientes en nuestra lista de ToDo’s y fuegos que apagar, pero no dejemos que éstos nos esclavicen.
«Se trata de uno de esos conceptos tan simples que, una vez los asumimos, puede cambiar nuestra vida radicalmente […] la verdad es que siempre habrá cosas por hacer y fuegos por apagar, pensemos pues, cuanto tiempo queremos dedicar cada día a ello»
Un vídeo: La Conciliación
Este vídeo, da que pensar. Divertido y a la vez aterrador; nos quiere llevar a la conclusión de que la conciliación es imposible. ¿Estais de acuerdo? ¿Seguro que aplicando acciones como las que hemos aprendido en este Brain Feeling, no nos acercamos más?
Buen Sábado!! 🙂
Artículo Original: «7 Habits Of Parents Who Leave The Office At 5 P.M. Guilt-Free» en FastCompany.com
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