20% De Productividad, 80% De Resultados. Parte I.

¿Qué mínimos y básicos cambios puedo llevar a cabo hoy que me aportarán la mayoría de resultados?

No es, precisamente, que haya escasez de consejos de productividad en Internet y en los libros de auto ayuda. Ni siquiera los dioses de Google saben cuántos sites, consejos, y auto proclamados gurús aparecen cada día. Cada artículo, ebook y tweet aseguran tener los encantos mágicos para repeler la vaguería, la distracción y el cansancio.

Pero, ¿cómo diferenciamos lo qué es ayuda sabia, verdadera de la que no lo es tanto? y, ¿quién tiene el tiempo para leérsela toda?

Aprendamos hoy, como es habitual, de las palabras del autor del artículo original Chad Hall, una guía concisa sobre cómo podemos abordar toda esta miríada de información.

¿Por Dónde Debemos Empezar?

La productividad es algo que me tomo muy en serio, no porque sea un experto o un gurú sino porque la productividad es algo que necesito desesperadamente y de lo que dependo. Mi flujo creativo es caótico por naturaleza y sin un sistema para mantenerlo y gestionarlo todo junto, empezaría a flotar sin rumbo por el espacio.

Pero seamos honest@s con nostr@s mismos, no podemos hacer todo lo que los expertos en productividad nos sugieren de un modo instantáneo. La mayoría de nosotr@s no tenemos tiempo para construir (y mucho menos mantener) el Taj Mahal de los sistemas de productividad. Por ello, la mayoría de nosotr@s continuamos haciendo las cosas como siempre. Sabemos que no estamos siendo lo más productiv@s que podríamos ser, pero al menos funciona (o así nos hemos auto convencido).

Afortunadamente, no todos los consejos de productividad se han creado igual. En lugar de perseguir los últimos trucos que aplicar a nuestras vidas, concentrémonos en un pequeño número de cambios clave que producirán la vasta mayoría de resultados.

#1 Ponte A Trabajar

Seamos honest@s: es duro tener las cosas hechas. Al fin y al cabo, esta es la razón por la que se crearon los programas de gestión de tareas, los calendarios y los planificadores de día. También es la razón por la que la mayoría de nosotr@s queremos aprender de artículos como este.

Y dada esta gran necesidad, muchas, muchas técnicas rondan por allí, intentando batallar nuestra aversión al trabajo. Desde la matriz de prioridades a los consejos que aparecen en el libro «Eat That Frog to the Five Minute Miracle», cada uno tiene su propio modo de canalizar la productividad y, a pesar de sus diferencias, el objetivo de todos es hacer que nos pongamos a trabajar.

Y eso se debe, estoy seguro que lo sabes, a que el primer paso es el más importante y el más difícil.

Pero como cualquier escritor, músico, artista o emprendedor te dirá, la cosa más difícil de un proyecto o de una idea es sentarnos a llevarl@ a cabo. Nos saboteamos a nosotr@s mism@s con otras tareas menos importantes, permitiendo que nos distraigan de lo que realmente necesitamos tener acabado. Cuando una fecha de entrega está al acecho, de repente es super importante que contestemos todos los mails de nuestra bandeja de entrada, o que eliminemos las subscripciones a todas las newsletters que nunca leemos o que limpiemos los lavabos.

Cuando hacemos estas cosas, siempre creemos que son vitales; que las tenemos que hacer ya. Nos convencemos que las tenemos que hacer inmediatamente y de que nos van a ahorrar mucho tiempo en un futuro, pero en realidad lo que estamos haciendo es evitar hacer lo que deberíamos estar haciendo.

El psicólogo Tim Pychyl, en su libro «Solving The Procrastination Puzzle» etiqueta este comportamiento: «actos moralmente sustituibles«. Gravitamos a su alrededor ya que nos hacen sentir bien incluso cuando estemos evitando lo que realmente es importante, en lugar de ello optamos por la gratificación inmediata y el apaciguamiento mental.

Por ejemplo, la creación de un plan de marketing para el año siguiente puede ser nuestra prioridad número uno, pero una cosa de tal urgencia nos puede abrumar. La presión es igual a la aversión. Tenemos miedo de cargarla de modo que, en lugar de ello, elegimos sustituirlo por algo más simple, dónde no la podamos fastidiar, como reorganizar nuestras notas o lavar el coche. Nos apaciguamos pensando cosas como: «al menos no estoy haciendo nada«, intentando convencernos que estamos haciendo algo productivo. Pero no, no lo estamos haciendo, no hay nada productivo en este tipo de sustitución.

Ser productivo es conseguir algo de significado. Lo que estamos haciendo, es permitirnos diferir las cosas que son importantes, y en el proceso estamos permitiendo que nuestros objetivos permanezcan incompletos. Nos permitimos distraer con los pensamientos de la siguiente pestaña de nuestro navegador, descarrilando continuamente con la «urgencia» de cada notificación que aparece en nuestras pantallas o que vibra en nuestros bolsillos o muñecas.

¿Cómo batallar contra esto? ¿Cómo empezamos y evitamos las acciones de la procrastinación?

PASO 1:

Otra vez, repetimos un concepto que no cesa de aparecer en nuestros Brain Feelings. Tenemos que parar de ver nuestros proyectos cómo cosas únicas y monolíticas. El tamaño y el ámbito de una cosa compleja nos intimida, hace que toda ella se vea insuperable. Imagínate que los constructores, tan sólo pensaran en los rascacielos y nunca se tomasen el tiempo de romperlos en las tareas individuales que se requieren para completarlo. Nunca nada se construiría.

Los proyectos que se ven como un pedazo gigante son demasiado abstractos, demasiado generales, de modo que deberemos romperlos en trozos más digeribles. Esto me recuerda a ¿cómo te comerías una ballena?

Por ejemplo, Chad, nos detalla el proceso de escritura del artículo original:

El ver un proyecto desde esta perspectiva, nos permite concebir el concepto abstracto de «un artículo» como una serie de tareas simples a completar. De este modo, tan sólo necesitamos mirar hacia el paso siguiente. Con cada tarea completada seremos capaces de hacer seguimiento de nuestros progresos y de deleitarnos en la gratificación que hay en tachar o marcar cada una de las cosas.

Y con suerte nos vendremos arriba. Nos veremos empujad@s por el entusiasmo y la velocidad de modo que completaremos más tareas cada día de las que pensábamos que íbamos a completar cuando empezamos. Estamos construid@s así. Si podemos ver el camino de modo claro, entonces nuestra mente se comprometerá a llegar al final de la carretera.

#2 Habitúate

¿Cuántos días tardas en presentar la declaración de la renta? ¿Qué pasa con ese libro que dijiste que escribirías?

La mayoría de nosotr@s sabemos que normalmente el deseo de completar algo, es suficiente para hacerlo, particularmente cuando hablamos de proyectos a largo plazo. Más que cualquier otra cosa, los proyectos a largo plazo no pueden sobrevivir tan sólo con la voluntad; simplemente no hay bastante.

El único modo de lidiar de modo consistente con la evitación es mediante el uso de sistemas. Un sistema es cualquier serie de acciones o pasos en los que confiamos para alcanzar un resultado concreto. Usamos sistemas en el gimnasio para construir músculos, sistemas de dietas para perder peso, sistemas de archivado para estar organizad@s. Los sistemas nos proporcionan una estructura en la que confiar cuando sabemos que nuestro propio deseo para lograr algo no es suficiente.

Lo que se pueda evitar, se evitará. Afortunadamente, algunas mentes creativas han intentado abordar este problema mediante la invención de sistemas de productividad infalibles. Cada uno de ellos tiene sus fortalezas y debilidades, ya que cada sistema está hecho a medida de un problema específico, de un proceso o de un tipo de personalidad.

Pero, a pesar de todas sus diferencias, todos los sistemas de productividad se basan en el concepto aún más simple de que hay algo en lo que podemos confiar más que en la propia fuerza de voluntad. Todos los sistemas de productividad se basan en el hábito.

Para bien o para mal, los hábitos son increíblemente difíciles de cambiar:

… cada vez que tienes una necesidad y haces algo sobre ella, la recompensa que obtienes (ya sea dejar de fumar o la satisfacción de dejar tu bandeja de entrada a cero) crea un camino neuronal en tu cerebro. Cuando repites esa acción y experimentas de nuevo la misma recompensa, ese camino se hace más grueso; y la próxima vez, más aún. Cuanto más grueso sea el camino, más fácilmente lo atravesarán los impulsos nerviosos. De modo que cuando intentamos extinguir completamente un hábito, lo que realmente estamos intentando es el uso de la fuerza de voluntad para destruir un camino neuronal. Es posible, pero un poco difícil para la mayoría de personas.»

— Lindsay Kolowich, The Science of Productivity

Dada la fuerza y el poder de permanencia de un hábito, una de las mejores cosas que podemos hacer para nuestra productividad es construir unos hábitos que apoyen a nuestras metas. Pero como tod@s los que hayáis intentado tomaros una pastilla a la hora que toca o salir a correr por la mañana; sabréis que los nuevos hábitos nos se crean fácilmente, requieren que construyamos lo bueno al mismo tiempo que destruimos lo malo, luchar en dos batallas a la vez. Todo parece estar en contra nuestra. ¿Cómo lo hacemos? ¿Cómo usamos el poder del hábito en nuestra ventaja?

En su libro: The Power if Habit, Charles Duhigg afirma que todos los hábitos tienen 3 partes: la entrada o detonante, la actividad y la recompensa. Afirma que el modo más fácil de crear un hábito saludable es insertar la actividad saludable deseada en la fórmula de un hábito no saludable preexistente. En otras palabras, debemos cambiar el medio usando los detonadores y las recompensas existentes.

PASO 2:

Encuentra un hábito saludable que quieras crear. ¿Quieres escribir, programar, crear durante X horas al día? ¿Quieres mantener organizada y actualizada tu lista de tareas?

Una vez ya hayas elegido el hábito, identifica algo que hagas ya cada día a lo que puedas agarrar tu nuevo hábito saludable. Pregúntate cuáles son los detonantes para aquella actividad, luego injerta tu nuevo hábito en el mismo evento.

Por ejemplo si ves que procrastinas en la escritura cada día, empieza por sentarte a escribir durante 30 minutos, por la mañana, tan temprano como te hayas hecho tu primera taza de café. Si tiendes a permitir que tus tareas se amontonen en tu lista hasta que creen más estrés que liberación, intenta el hábito de revisarlas y de reorganizarlas cada día a la misma hora (después del desayuno, antes de ir a comer y antes de que vuelvas a casa cada día).

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Con este segundo paso hemos llegado a la mitad de los consejos que queríamos aprender. De modo que os propongo que paremos, que nos relajemos y que reflexionemos; para aprender mañana los dos pasos siguientes.