6 Cosas Que Nunca Deberían Estar En Tu Lista De Tareas

Escribir una lista de tareas en apariencia es un pequeño modo ordenado de mantener el seguimiento de qué es lo que debes lograr, pero puede quedarse corta o incluso dañar a tu éxito. Las listas de tareas no dan contexto sobre las tareas, no nos dan una línea de tiempo y son fáciles de ignorar. Lo que es más, los sistemas de priorización de listas de tareas pueden ser complicados y difíciles de manejar.

¿Debes deshacerte de tus listas de tareas? Rotundamente no, afirma Paula Rizzo autora de Listful Thinking: Using Lists to be More Productive, Highly Successful and Less Stressed

Las listas pueden cambiar tu vida si las usas correctamente“. Paula es fundadora de la web ListProducer.com que ofrece consejos y cursos sobre cómo hacer listas. Parece simple escribir una lista pero, de hecho, hay un modo correcto y un modo incorrecto de hacerlo si es que quieres tener éxito. A menudo nuestros hábitos de hacer mal las listas pueden mantenernos alejados del éxito

El contenido de tu lista es clave para su utilidad. Aprendamos 6 cosas que deberíamos sacar o nunca llegar a incluir en nuestras listas de tareas:

1.Una Tarea Que Sea Rutinaria O Habitual

El primer conjunto de elementos a sacar de la lista son las cosas que haces cada día en tu jornada laboral; cosas como revisar el correo, atender a la reunión matutina diaria,… afirma Ari Banayan fundador del blog de desarrollo personal Habit Nest.

El punto está en sacar cualquier cosa de tu lista que vas a hacer sin importar si ésta se encuentra en la lista o no“, menciona.

2.Una Tarea Que Vas Reescribiendo (Pero Que Nunca Completas)

Si una tarea continua reapareciendo porque la vamos postergando, hay muchas posibilidades que nunca la acabes haciendo; y eso está bien; afirma Rizzo.

Dáte el permiso para borrarla para siempre y seguir adelante […] Está bien si no quieres aprender a hablar Italiano”

3.Una Tarea Que Alguien Más Puede Hacer

Rizzo afirma que no porque haya cosas que podamos hacer signifique que tengamos que acabar haciéndolas.

"No Tienes Que Hacerlo Todo, Incluso Batman Tenía a Robin"

“No Tienes Que Hacerlo Todo, Incluso Batman Tenía a Robin”

“Mira a tu lista y encuentra de qué tareas pueden ocuparse otras personas por ti […] Ser capaces de delegar ítems te liberará para poder hacer tareas que te gusten más o que te hagan más contento”

4.Una Tarea Que Te Va a Tomar 5 Minutos

Si puedes hacer la tarea en unos pocos minutos, entonces hazla, no la anotes; afirma Grainne Logue, manager de marketing de la aplicación Buckets.

“Cualquier ítem de tu lista que tome menos de 5 minutos hacer, no debería estar en ella; debería hacerse”, afirmaEn lugar de ello usa la lista de tareas para las que tomen más tiempo y energía de tu cerebro.

5.Un Proyecto A Largo Término

Los proyectos a largo término acostumbran a terminar en el fondo de la lista hasta que su fecha de entrega se aproxima y se convierten en emergencias de última hora, afirma Jamie Novak, autora de Keep This Toss That: Unclutter Your Life to Save Time, Money, Space, and Sanity.

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“Dar la vuelta a tu lista una vez por semana puede ayudarte a tener las cosas hechas”. En lugar de añadir un gran proyecto, cosa que puede ser abrumadora, rómpelo en pequeñas tareas manejables. Esto te ayudará a progresar en parte de tus objetivos.

6.El Fregadero

Escribir una lista de tareas puede y debería sentirse como una descarga de tu cerebro, pero puede acabar siendo una montaña de trabajo interminable. Las listas largas pueden ser paralizantes, y la clave es hacer una lista corta cada día a partir de los ítems que estén en tu lista principal.

“Si eres honest@ sobre tus capacidades, deberás admitir que sólo puedes lograr entre 3 y 5 tareas al día”, afirma Maura Thomas, autora de Personal Productivity Secrets: Do What You Never Thought Possible With Your Time and Attention … and Regain Control of Your Life.

Disponer de una lista más pequeña te permitirá enfrontarte a pequeñas victorias que harán que tu confianza desborde y te mantenga moviéndote de tarea a tarea, dice Rizzo.

Determina a qué tareas debes enfrontarte primero y ponlas en una lista separada que vayas a usar durante el día […] Asegúrate que solamente pones cosas en la lista para las que vas a tener tiempo y recursos a dedicar y a cumplir, menciona Rizzo.

Buen Martes!! 🙂


Artículo Original: “Six Items That Should Never Be On Your To-Do List” en FastCompany

6 Hábitos De Las Personas Que Cumplen Con Todo Lo Que Hay En Sus Listas De Tareas

Hay pocas cosas mas satisfactorias que tachar esa última anotación de nuestra lista de tareas diaria (excepto cuando es lunes y nos fuimos el jueves 🙂 ). Pero lo creamos o no, hay personas que hacen todas las tareas del día, el mismo día que planearon tenerlas hechas.

Debes de hacer la lista para prepararte para el éxito, afirma la autoproclamada “creadora compulsiva de listas” Paula Rizzo, autora de Listful Thinking: Using Lists to Be More Productive, Hightly Successful, and Less Stressed.

No es una sorpresa que las personas que pueden llevar a cabo sus listas de tareas diarias compartan algunos hábitos que les ayudan a hacerlo. Aprendamos hoy qué es lo que pude ayudarnos a realizar toda la lista.

1.Conocen Sus Estilos De Trabajo

Sherry Chris, CEO de Better Homes & Gardens Real Estate -inmobiliaria-, consigue tener un buen inicio de día habiendo planeado sus tareas la noche anterior, incluyendo la ropa que llevará. Se levanta a las 5 AM para atender sus redes sociales de modo que no llamen su atención durante el día. Eso no tan sólo puede ser un gastador de tiempo enorme sino que también puede estropear la capacidad de concentración en las tareas que tenemos entre manos, menciona.

Pero no somos tod@s personas de mañana. Para algunas personas levantarse antes que salga el sol no es posible. Debemos saber reconocer cuando tenemos energía y bloquear tiempo para organizar y concentrarnos en los proyectos que requieran de nuestra atención.

Entendiendo qué tipos de trabajo hacemos mejor durante las diferentes horas del día, podremos organizar nuestras listas de tareas para que se adapten a nuestro estilo.

2.Saben El Tiempo Que Toma Hacer Las Cosas

Cuando Debbie Good, enseña gestión del tiempo a sus estudiantes de MBA, les pide que den cuenta de cada minuto de sus vidas, durante dos días, en incrementos de 15 minutos. Muchos se sorprenden al ver cuánto tiempo gastan en ciertas tareas. A lo mejor pensarás que solo has mirado las redes sociales durante 15 minutos, pero a lo mejor ha sido 4 o 5 veces ese tiempo.

Utiliza una app o un buen lápiz y papel para ver cómo estas gastando tiempo en las cosas que haces cada día. Una vez tengas el sentido del tiempo que tardas al hacer diferentes tareas, deberás anotar esas cantidades en la lista para que te ayuden a seguir cuánto tiempo estás intentando apiñar en tu día.

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Rizzo añade que el escribir esos tiempos es una buena idea, a lo mejor añadir un 10% al tiempo que piensas que vas a tardar en hacerlo o media hora más, dependiendo de la tarea. Al anotar nuestras estimaciones de tiempo, es menos probable que un una tarea no prevista o un a petición inesperada pueda cargarse tu día.

3.Miran El Contexto Del Día

Good menciona que también debemos mirar nuestra lista dentro del contexto del día. Si tenemos un día lleno de reuniones o necesitamos gastar tiempo en un gran proyecto con una fecha de entrega inminente, no podemos esperar labrar las mismas tareas como si tuviésemos horas libres. Dibujemos nuestro día en concordancia con las limitaciones que tengamos, de modo que podamos hacer varias tareas en las ventanas de las que disponemos.

4.Tienen Una Lista De “Ya Está Bien”

Dentro de toda tu lista, seguro que hay un pequeño conjunto de tareas que tienen que hacerse para mantener contentos a nuestr@s jef@s, compañer@s, clientes y otr@s VIPs. Estos ítems se deben priorizar (win-win). Luego, una vez los hayas completado, puedes empezar a trabajar en otras tareas con el conocimiento que ya has hecho las más importantes.

5.Construyen Ímpetu

Jen O’Neal, fundadora y CEO de Tripping.com, es una ávida creadora de listas y “consigue placer al tachar las cosas que hay en ella“.

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De modo que coloca un puñado de sus tareas más simples al principio de la lista (quick win), consiguiendo así un sentimiento de cumplimiento muy temprano por la mañana; hecho que la motiva a seguir adelante y a pelear contra ese sentimiento de sentirse abrumad@.

6.Delegan Y Borran

Reconócelo: seguramente hay cosas en tu lista que no deberías estar haciendo necesariamente; ya porque no son necesarias o porque alguien más las puede hacer, menciona Rizzo.

Haz un repaso serio a lo que te has planeado para el día y busca esos ítems que se pueden delegar, pasar a otros equipos o directamente borrar. Puedes pensar que es más rápido hacerlo tú mism@, pero de este modo lo único que estás haciendo es crear un entorno insostenible si pruebas de hacerlo todo tú sol@.

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También, si tienes tareas de las que pasan de un día a otro, necesitas arreglarlas. Si un elemento de la lista ha sido movido más de 3 veces, debemos establecer una fecha límite y hacerlo, o ponerle un recordatorio que nos salte para revisarlo más adelante.

Buen Lunes!! 🙂


Artículo Original: “6 Habits Of People Who Accomplish Everything On Their To-Do Lists” en FastCompany

Cómo Escribir Listas De Tareas Que Te Hagan Más Feliz En El Trabajo

A lo mejor no te gusta planear las cosas, pero tu cerebro lo hace. Hay prueba de ello, por ejemplo, la experiencia de planificar tus vacaciones te ayuda a disfrutar más que cuando realmente las estás haciendo. Y, como aprenderemos en un Brian Feeling futuro, incluso escribir listas de tareas que no vas a completar pueden disparar tu productividad.

Mientras que este ejercicio tienes sus ‘pros’, las listas de tareas en sí mismas son como una espada de doble filo. Muchas de ellas aún nos dejan frustrad@s, abrumad@s y menos productiv@s de lo que podríamos ser. Aunque no deberían. Hoy me gustaría aprender cómo alterar nuestras listas de tareas para sentirnos más felices en el trabajo.

Por qué Tu Lista De Tareas Te Está Haciendo Un Miserable

La mayoría de las listas de tareas que hacemos son letanías de tareas tediosas. Si llenamos nuestro calendario con recordatorios de acciones diarias, corremos el riesgo de gastar todo nuestro tiempo concentrándonos en cosas específicas que alcanzar. No suena mal ¿no?, a caso ¿no es ese el propósito de una lista de tareas al fin y al cabo?

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Bueno, en parte. Te guste o no, algunas de las cosas que tienes que hacer en el trabajo son tediosas, aburridas o irritantes. Pero si te enfrentas diariamente con recordatorios de las partes menos divertidas de tu trabajo, con mucha probabilidad la motivación de ir a trabajar se verá minada.

No ayuda que tus deberes más mundanos tiendan a ser los más urgentes, haciendo que éstos dominen tus listas de tareas. De modo que, aunque tu agenda sea una reflexión detallada de todo lo que tienes que hacer, puede convertirse rápidamente en una de las herramientas menos motivadoras para hacerlo.

Utilizar Tu Lista De Tareas Para Ser Más Feliz

Esto no significa que puedas o debas evitar escribir listas de tareas. De hecho, debes mantener el hecho de planificar tu jornada laboral y de detallar tus objetivos, pero a lo mejor deberías considerar hacerlo de otro modo.

De hecho, la planificación es un modo crucial que te ayuda a disfrutar más de tu carrera. Investigaciones sobre la felicidad sugieren que aquellas personas que ven sus trabajos como una profesión, lo disfrutan mucho más que aquellos que sólo los ven como una colección de cosas a hacer. En otras palabras, cobra una importancia vital un sentido del propósito,  y una lista de tareas bien escrita puede ayudar a impartirlo. Gran parte de ver tu trabajo como una vocación o profesión es reconocer las contribuciones significantes que haces a lo largo de los días, semanas y meses que conforman tu carrera. Así que, tu lista de tareas debería hacer que esto se pudiese ver más fácilmente y no hacerlo más complicado.

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Para que esto ocurra, tienes que asegurarte que tu calendario semanal incluya tiempo para trabajar en las tareas que te acercan a hacer las contribuciones que tú quieres aportar al trabajo, para hacer aquellas cosas que consideras significativas. Al sentarte a escribir una lista de tareas, estás planificando, incluso cuando estés pensando que tan sólo pones un montón de cosas inacabadas en un bloc de notas. De modo que tómate tiempo para incluir en tu agenda esas tareas que dibujan el panorama completo, no tan sólo las urgentes.

También hay que reconocer que hacer esto requiere de nuestro esfuerzo y diligencia. La mayoría de nosotr@s no nos movemos hacia nuestras metas y nuestros objetivos automáticamente; en todo caso, nos quedamos cort@s ya que estamos demasiado consumid@s con la ejecución de tareas inmediatas. Y en comparación, enmarcamos nuestras metas más importantes de un modo más abstracto.

De modo que mientras tú quieres ser promocionad@, acabar un gran proyecto o mejorar la vida de tus clientes, raramente lo reflejarás en tu lista de tareas ya que es difícil tener o saber las acciones específicas a llevar a cabo para que esto pase.Por suerte, el escribir listas de tareas nos ayuda a romper esas metas y objetivos en pasos que son más fáciles de alcanzar (si es que nos paramos a considerarlos).

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La próxima vez que te sientes a escribir una lista de tareas, lleva a cabo un esfuerzo consciente para determinar en qué punto de la semana siguiente vas a poder colocar esas tareas en tú programación. Y sí, eso implica llevar a cabo algunas acciones intermedias, pero ese es el punto. Ya que ayuda a pormenorizar nuestras tareas más urgentes (y, a menudo las más sosas), tenemos allí una oportunidad de ver cuáles son las responsabilidades que nos inducen más angustia y conseguir ese empujón, al menos temporalmente.

Una vez hayamos identificado las tareas recurrentes que se interponen en el camino de tu progreso en las partes de tu trabajo que crean diversión, puedes empezar a crear gradualmente tiempo para ellas (y, a lo mejor, aprender cuáles deberías delegar). Las investigaciones han demostrado que las personas que son buenas al anticipar obstáculos tienden a ser mejores a la hora de superarlos.

A medida que mejores en la planificación del trabajo que te hace más content@, empezarás sentirte más cómod@ con todas las tareas de tu lista, incluso cuándo ésta incluya un montón de las tediosas. Al mirar a la lista, reconocerás diversos ítems semanales que están relacionados con tus valores más importantes, y podrás ver las tareas más aburridas de otra perspectiva. Esto te da un recordatorio diario de que tu trabajo es más que una secuencia de deberes pequeños, aburridos y urgentes a ejecutar; ya que tú los has planificado para que lo sean.

Buen Jueves!! 🙂


Artículo Original: “How To Write To-Do Lists That Make You Happier At Work” en FastCompany